På de flesta företag ordnas regelbundet olika sorters möten. Till exempel kan företaget vilja möta potentiella kunder. Medarbetarna behöver också samlas regelbundet till olika konferenser och möten. Att då hyra en lokal för med sig flera fördelar.
Utrymme
Ett kontor där medarbetarna på ett företag vanligtvis jobbar, har vanligtvis inte mycket utrymme. Arbetarna sitter kanske på varsina kontor eller i ett öppet landskap och har sina egna platser. Problemet uppstår när man vill att alla ska samlas på ett och samma ställe. Att ha ett stort och öppet rum där alla kan samlas är resurskrävande eftersom det vanligtvis förmodligen inte kommer användas.
Ett företag som exempelvis har ett onlinecasino, och kanske erbjuder Storspelare Spelautomater, kommer då och då att vilja ha personalmöten. På dem kan alla anställda i företaget samlas och få ny motivation. Man kan få en överblick över hur verksamheten går och bestämma vilka områden som ska utvecklas.
På kontoret är det förmodligen trångt, och om alla ska samlas på samma gång krävs det förmodligen att man får trängas om platsen i ett litet rum. Om man ska hålla i ett stort möte, kanske i flera dagar, är detta knappast optimalt. Det blir varmt och trångt och det är jobbigt att fokusera. Då kan det vara en fördel att istället hyra en för syftet väl anpassad konferenslokal. Utrymmena är större och medarbetarna kommer ha med sig en positiv känsla från mötet, istället för minnet av kollegornas odörer.
Miljöombyte
Att sitta på samma kontor varje dag, och dessutom vid samma arbetsplats och skrivbord, kan ge en känsla av rutin. Man får en plats som man tydligt förknippar med att arbeta, fokusera och vara produktiv. Att varje dag sitta eller stå på samma plats kan dock skapa en tristess. I längden kan det upplevas långtråkigt att se samma miljö varje dag, och medarbetarnas produktivitet riskerar att försämras av att alltid vara i samma lokaler.
När då ett företag, till exempel ovan nämnda casinoföretag, vill anordna en konferens eller ett möte där meningen är att medarbetarna ska finna ny arbetsglädje och motivation, är det därför inte en bra idé att göra det på sitt kontor. Risken finns att upplevelsen inte blir en nytändning för företaget.
Att hyra en konferenslokal någonstans, i en annan miljö, är därför bättre. Ofta ligger de belägna i natursköna områden där medarbetarna kan uppleva frisk luft och vacker natur. Konferenslokaler kan också ofta erbjuda andra upplevelser som för medarbetarna närmare varann och förbättrar den sociala aspekten.